Als Selbstständiger ohne MwSt einkaufen – So sparst du clever bei deinen Betriebskosten!

Wenn du selbstständig bist, ist das Thema Umsatzsteuer unvermeidlich. Gerade für Freiberufler und Kleinunternehmer ist es essenziell, die Grundlagen rund um Umsatzsteuer für Selbstständige, die korrekte Rechnungserstellung, die Kleinunternehmerregelung und die Abführung der Steuer ans Finanzamt zu kennen.

Dieser Ratgeber erklärt dir kompakt und übersichtlich, worauf du achten musst, um steuerlich sicher zu handeln und unangenehme Überraschungen zu vermeiden und wie du als Selbstständiger ohne Mwst einkaufen gehen kannst.

Was ist Umsatzsteuer und wie funktioniert sie für Selbstständige?

Die Umsatzsteuer ist eine indirekte Steuer, die auf den Verkauf von Waren und Dienstleistungen erhoben wird. Sie wird auch als Mehrwertsteuer bezeichnet, weil sie auf den Mehrwert berechnet wird, den ein Unternehmen schafft.

Für Selbstständige bedeutet das:

• Du erhebst Umsatzsteuer auf deine Leistungen und verkaufst sie an deine Kunden.

• Die Umsatzsteuer ist normalerweise vom Endverbraucher zu tragen.

• Du führst die eingenommene Umsatzsteuer abzüglich der Vorsteuer an das Finanzamt ab.

• Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du selbst auf Betriebsausgaben zahlst.

Beispiel Umsatzsteuerfluss

Wann musst du als Unternehmer Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen?

Ob du Umsatzsteuer auf deiner Rechnung ausweisen musst, hängt von verschiedenen Faktoren ab:

• Bist du umsatzsteuerpflichtig?

• Fällst du unter die Kleinunternehmerregelung?

• Ist deine Leistung umsatzsteuerbefreit?

Regeln für die Rechnung:

• Wenn Umsatzsteuer anfällt, muss der Betrag mit dem korrekten Steuersatz ausgewiesen werden.

• Die Umsatzsteuer gehört zu den Pflichtangaben einer Rechnung.

• Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen und müssen dies in der Rechnung klar kommunizieren.

Was bedeutet die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG?

Die Kleinunternehmerregelung erleichtert kleinen Unternehmen die Umsatzsteuerpflicht.

Voraussetzungen:

Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, kannst du:

• Auf die Erhebung der Umsatzsteuer verzichten

• Rechnungen ohne Mehrwertsteuer ausstellen

• Keine Umsatzsteuervoranmeldungen machen

Wie wirkt sich die Kleinunternehmerregelung steuerlich auf dich aus?

Vorteile

• Vereinfachte Buchhaltung

• Keine Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen

• Weniger Bürokratie

Nachteile

• Keine Erstattung der Vorsteuer (Umsatzsteuer auf Betriebsausgaben)

• Für manche Kunden (z. B. Unternehmen) weniger attraktiv, da keine Vorsteuer gezogen werden kann

Hinweis: Du musst auf Rechnungen einen Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung geben, zum Beispiel:

„Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Als selbstständiger ohne Mwst einkaufen: Wann bist du von der Umsatzsteuer befreit?

Bestimmte Leistungen sind umsatzsteuerbefreit, das heißt, hier fällt keine Umsatzsteuer an:

Wichtig: Umsatzsteuerbefreite Leistungen dürfen nicht mit Umsatzsteuer belastet werden. Auf Rechnungen muss der Hinweis stehen, dass die Leistung umsatzsteuerbefreit ist.

Wie erstellst du eine korrekte Rechnung mit und ohne Umsatzsteuer?

Pflichtangaben einer Rechnung mit Umsatzsteuer

• Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden

• Deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (falls vorhanden)

• Rechnungsnummer

• Ausstellungsdatum

• Beschreibung der Leistung oder Lieferung

• Nettobetrag

• Umsatzsteuersatz und berechnete Umsatzsteuer

• Bruttobetrag

Beispiel: Rechnung mit Umsatzsteuer

Pflichtangaben einer Rechnung ohne Umsatzsteuer (Kleinunternehmer)

• Hinweis auf Kleinunternehmerregelung (§19 UStG), z. B.:
  „Es wird keine Umsatzsteuer berechnet, da Kleinunternehmerregelung angewendet wird.“

Was musst du bei der Umsatzsteuervoranmeldung beachten?

Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, musst du regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt einreichen.

• Fristen: monatlich oder vierteljährlich (abhängig vom Umsatz und Steuerlast)

• Inhalt: Erfassung der eingenommenen Umsatzsteuer und der gezahlten Vorsteuer

• Differenz = Zahllast, die an das Finanzamt abgeführt wird

Tipp: Nutze eine Software oder einen Steuerberater, um Fehler zu vermeiden.

Wie und wann musst du die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen?

• Die Zahlung erfolgt im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung.

• Monatliche Abgabe: Wenn Umsatzsteuerzahllast über 7.500 Euro/Jahr liegt.

• Vierteljährliche Abgabe: Bei geringerer Zahllast.

• Jahreserklärung: Am Jahresende erfolgt eine Zusammenfassung aller Umsätze und Steuerbeträge.

Nicht vergessen: Pünktliche Zahlung vermeidet Strafzinsen und Mahngebühren.

Welche Steuersätze gelten bei der Umsatzsteuer?

Bei falscher Anwendung drohen Nachzahlungen und Probleme mit dem Finanzamt.

Was passiert, wenn du umsatzsteuerpflichtig bist und grenzüberschreitend innerhalb der EU tätig wirst?

• Wichtig: Deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)

• Bei Leistungen an Unternehmer in anderen EU-Ländern kann das Reverse-Charge-Verfahren gelten: Der Kunde schuldet die Umsatzsteuer.

• Bei Verkäufen an Privatkunden innerhalb der EU gelten besondere Regeln, oft ist deutsche Umsatzsteuer zu berechnen.

• Meldepflichten für innergemeinschaftliche Lieferungen sind zu beachten.

Fazit: So kannst du als Selbstständiger ohne MwSt einkaufen – Das Wichtigste im Überblick

• Umsatzsteuer ist eine Verbrauchsteuer, die du als Unternehmer in Rechnung stellst und ans Finanzamt abführst.

• Die Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) befreit kleine Unternehmen von der Umsatzsteuerpflicht unter bestimmten Umsatzgrenzen.

• Rechnungen müssen alle Pflichtangaben enthalten und bei Umsatzsteuerpflicht die Steuer ausweisen.

• Umsatzsteuervoranmeldungen sind regelmäßig abzugeben und die Steuer pünktlich zu zahlen.

• Es gibt zwei Steuersätze: 19 % und 7 %.

• Einige Umsätze sind umsatzsteuerbefreit.

• Grenzüberschreitende Leistungen innerhalb der EU erfordern besondere Beachtung der Umsatzsteuerregeln.

• Eine ordentliche Buchhaltung und ggf. die Unterstützung eines Steuerberaters sind empfehlenswert.

FAQ: Als Selbstständiger ohne MwSt einkaufen – Häufige Fragen & Antworten

1. Kann ich als Gewerbetreibender ohne Mehrwertsteuer einkaufen?

Kurz gesagt: Ja, unter bestimmten Voraussetzungen.

• Wenn du Kleinunternehmer bist (§19 UStG):
  Du darfst keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen, zahlst aber bei Lieferanten grundsätzlich die Mehrwertsteuer mit.

• Beim innergemeinschaftlichen Erwerb (EU):
  Mit einer gültigen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kannst du oft ohne MwSt. einkaufen – die Steuer wird im Bestimmungsland abgeführt (Reverse-Charge-Verfahren).

• Privatkäufe oder von nicht umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen:
  Hier fällt in der Regel keine MwSt. an.

2. Warum zahlen Selbstständige keine Mehrwertsteuer?

Diese Aussage stimmt so nicht ganz. Die Erklärung:

• Selbstständige zahlen Mehrwertsteuer nur dann, wenn sie umsatzsteuerpflichtig sind.

• Kleinunternehmer, die unter der Umsatzgrenze (22.000 Euro im Vorjahr) bleiben, müssen keine Umsatzsteuer ausweisen oder abführen – sie zahlen aber auf ihre Einkäufe MwSt. an Lieferanten.

• Selbstständige, die als Freiberufler oder Kleinunternehmer tätig sind und die Kleinunternehmerregelung anwenden, sind von der Erhebung der Umsatzsteuer befreit.

• Die Mehrwertsteuer wird letztlich vom Endverbraucher getragen, nicht vom Unternehmer selbst.

Kurz zusammengefasst: Selbstständige „zahlen“ Mehrwertsteuer nur auf Betriebsausgaben; auf ihre Umsätze erheben sie diese nur, wenn sie nicht Kleinunternehmer sind.

3. Kann ich als Selbstständiger die Mehrwertsteuer absetzen?

Ja, die sogenannte Vorsteuer kannst du als Unternehmer absetzen, wenn du umsatzsteuerpflichtig bist.

Das bedeutet konkret:

• Du kannst die von dir gezahlte Mehrwertsteuer auf Betriebsausgaben mit der eingenommenen Umsatzsteuer verrechnen.

• Die Differenz zahlst du ans Finanzamt oder bekommst sie erstattet.

• Als Kleinunternehmer entfällt das Vorsteuerabzugsrecht – hier kannst du die gezahlte MwSt. nicht absetzen.

• Voraussetzung ist eine ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer.