Mitarbeiter werben Mitarbeiter: das Geheimnis erfolgreicher Teams

Immer mehr Unternehmen setzen auf das Mitarbeiterempfehlungsprogramm, um vakante Stellen effizient und passgenau zu besetzen. Warum? Ganz einfach deshalb, weil Mitarbeiter werben Mitarbeiter die besten Talente oft schon kennen – aus dem Bekanntenkreis, früheren Jobs oder der Uni. Wer diese Empfehlungen belohnt, spart Kosten, stärkt die Mitarbeiterbindung und steigert die Recruiting-Qualität.

In diesem Ratgeber erfahren Sie, wie Sie mit steuerfreien Prämien gute Mitarbeitende gewinnen, welche Spielregeln es braucht und welche Vorteile (aber auch Risiken) dieses Recruiting-Instrument mit sich bringt.

Was bedeutet „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ im Recruiting?

Das Prinzip ist simpel: Ihre eigenen Mitarbeitenden empfehlen Menschen aus ihrem Umfeld – und werden dafür mit einer Prämie belohnt. Diese Methode hat sich in der Praxis vielfach bewährt.

Vorteile des Systems:

• Empfehlung basiert auf persönlicher Einschätzung

• Höhere Erfolgsquote bei der Bewerbung

• Schnellere Besetzung offener Stellen

• Stärkung des Employer Branding

• Geringere Recruiting-Kosten

Beispiel:
Ein Mitarbeitender empfiehlt einen Freund für eine offene Stelle. Dieser bewirbt sich, wird eingestellt und bleibt länger als die Probezeit – der werbende Mitarbeitende erhält eine Prämie oder einen Gutschein.

So funktioniert ein erfolgreiches Mitarbeiterempfehlungsprogramm

Damit das Ganze funktioniert, braucht es klare Regeln und eine durchdachte Umsetzung.

Möglicher Ablauf:

1. Mitarbeitender empfiehlt einen Bekannten

2. HR prüft, ob Bewerbung formell passt

3. Bewerber durchläuft regulären Recruiting-Prozess

4. Bei erfolgreicher Einstellung & Probezeit: Auszahlung der Prämie

Wichtige Spielregeln:

Welche Prämien sind möglich – und was ist steuerfrei?

Prämien wirken als Anreiz. Arbeitgeber haben viele Möglichkeiten, Belohnungen zu gestalten – finanziell oder emotional.

Beispiele für Prämien:

Tipp: Statt rein finanziellen Prämien können auch „weiche“ Belohnungen wie Teamevents oder öffentliche Anerkennung motivierend wirken.

Wie motiviere ich Mitarbeitende zur Teilnahme?

Nicht jeder Mitarbeitende macht automatisch mit. Es braucht Kommunikation und Beteiligung.

Maßnahmen zur Motivation:

• Kommunikation im Newsletter oder Intranet

• Plakate oder Flyer in Aufenthaltsräumen

• Beispiele erfolgreicher Empfehlungen teilen

• Persönliche Ansprache durch Teamleiter

• Übersichtliche Darstellung: „Geht’s zur Anmeldung“

Wichtig: Mitarbeitende empfehlen Menschen nur dann weiter, wenn sie selbst mit dem Arbeitsplatz absolut zufrieden sind.

Vorteile und Risiken auf einen Blick

Vorteile:

• Schnelleres Recruiting dank direkter Bewerbung

• Bessere Passung zum Unternehmen

• Stärkung der Mitarbeitermotivation

• Geringere Kosten im Vergleich zu Headhuntern

Risiken:

• Abhängigkeit von privaten Netzwerken

• Fehlempfehlungen aus Gefälligkeit

• Enttäuschung bei Nicht-Auszahlung (z. B. Probezeit nicht bestanden)

Klare Bedingungen und transparente Kommunikation helfen, Risiken zu minimieren.

Ist Ihr Unternehmen bereit? Der Recruiting Readiness Check

Ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm funktioniert nur, wenn die internen Prozesse stimmen.

Fragen für Ihren Readiness Check:

• Haben wir eine zentrale Übersicht über offene Stellen?

• Ist der Bewerbungsprozess schlank und digital?

• Wissen unsere Mitarbeitenden überhaupt, dass es das Programm gibt?

• Ist das Prämienmodell verständlich und motivierend?

• Können Empfehlungen leicht zugänglich eingereicht werden?

Wenn Sie mehrere Fragen mit „Nein“ beantworten, sollten Sie vor dem Start Ihre Prozesse optimieren.

Wann die Prämie ausgezahlt wird – und warum das wichtig ist

Gängige Modelle:

Unternehmen sollten klar definieren, wann die Prämie fällig ist, um Frustration zu verhindern.

Wichtige KPIs zur Erfolgsmessung

Ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm kann nur dann langfristig bestehen, wenn es messbar ist.

Mögliche KPIs (Key Performance Indicators):

• Anzahl eingegangener Empfehlungen

• Bewerber-zu-Einstellung-Quote

• Verbleibdauer der empfohlenen Mitarbeitenden

• Besetzungsdauer einer freien Stelle

• Kostenersparnis im Vergleich zu anderen Recruiting-Kanälen

KPIs können z. B. im HR-Reporting monatlich analysiert und im Führungskreis besprochen werden.

Beispiele aus der Praxis: DB, Siemens & Co.

Deutsche Bahn (DB):

• Eigenes „Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter“-Programm

• Prämienhöhe je nach Stelle (bis zu 1000 €)

• Bewerbung per Formular, Prämie nach erfolgreicher Probezeit

Siemens:

• Intranet-basierte Empfehlungen

• Fokus auf digitale Berufe (z. B. IT)

• Belohnung als Bonus oder Erlebnis

Dass große Konzerne solche Programme nutzen, zeigt: Empfehlungsprogramme funktionieren – auch in komplexen Strukturen.

So kommunizieren Sie Empfehlungen erfolgreich – z. B. im Newsletter

Kommunikationskanäle:

• Interner Newsletter (monatlich): Infos + Erfolgsgeschichten

• Onboarding-Broschüre für neue Mitarbeitende

• Team-Meetings mit Vorstellung aktueller offener Stellen

• E-Mail-Signaturen mit Hinweis aufs Empfehlungsprogramm

Achtung: Ein Newsletter sollte immer einen Abmeldelink enthalten – trotzdem ist er ein wertvolles Mittel, um Mitarbeitende regelmäßig zu informieren.

Fazit: Warum „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ für erfolgreiches Recruiting unverzichtbar ist

• Mitarbeiterempfehlungsprogramme helfen, schneller passende neue Mitarbeitende zu finden.

• Klare Spielregeln und ein einfaches Verfahren sorgen für hohe Akzeptanz.

• Prämien bis 528 €/Jahr sind steuerfrei – z. B. als Gutschein oder Sachprämie.

• Erfolgreiche Programme kombinieren finanzielle und emotionale Anreize.

• Gute Kommunikation über Newsletter, Flyer und persönliche Ansprache ist entscheidend.

• Wichtig sind nachvollziehbare KPIs und regelmäßige Erfolgskontrollen.

• Beispiele wie DB oder Siemens zeigen, wie unterschiedlich Programme aufgebaut sein können.

• Kleine Unternehmen profitieren besonders, weil sie auf persönliche Netzwerke setzen können.

Wer heute auf „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ setzt, macht Recruiting nicht nur günstiger, sondern auch persönlicher und nachhaltiger.

FAQ: Die wichtigsten Fragen rund um „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ verständlich erklärt

Ist eine „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“-Prämie steuerfrei?

Ja, unter bestimmten Bedingungen kann eine Werbeprämie steuerfrei sein. Entscheidend ist die Art der Prämie und die Einhaltung der steuerlichen Freigrenzen.

Tipp: Wer Prämien steuerfrei vergeben will, sollte auf Sachbezüge setzen. Gutscheine oder Erlebnisse sind oft günstiger und motivierender als reine Geldbeträge.

Was ist eine Werbeprämie für Mitarbeiter?

Eine Werbeprämie für Mitarbeiter ist eine Belohnung, die ein Mitarbeitender erhält, wenn durch seine Empfehlung eine neue Person erfolgreich eingestellt wird.

Typische Formen einer Werbeprämie:

• Geldbetrag, z. B. 500 Euro nach bestandener Probezeit

• Sachprämie, z. B. ein hochwertiger Kopfhörer

• Erlebnisprämie, z. B. ein Dinner-Gutschein oder Wellness-Wochenende

• Zusätzliche Urlaubstage

Die Prämie wird meist dann ausgezahlt, wenn die empfohlene Person die Probezeit erfolgreich absolviert hat. So wird sichergestellt, dass es sich um eine nachhaltige Neuanstellung handelt.

Kann ich mich von einem bestehenden Vetter-Mitarbeitenden werben lassen?

Ja, das ist in vielen Fällen möglich – vorausgesetzt, bestimmte Bedingungen werden erfüllt.

Voraussetzungen für eine gültige Empfehlung:

• Die Bewerbung darf noch nicht eingereicht worden sein

• Der Name des werbenden Vetter-Mitarbeitenden muss in der Bewerbung angegeben werden

• Die Bewerbung muss regulär und vollständig erfolgen

Ablauf:

1. Kontakt zu einem bestehenden Vetter-Mitarbeitenden aufnehmen

2. Bewerbung mit Hinweis auf die Empfehlung einreichen („Bewerbung auf Empfehlung eines Mitarbeiters“)

3. Bei erfolgreicher Einstellung erhält die empfehlende Person die Prämie – abhängig von den gültigen internen Bedingungen

Hinweis: Unternehmen wie Vetter definieren genaue Spielregeln, wann Prämien gewährt werden. Es empfiehlt sich, diese im Vorfeld zu prüfen oder beim HR-Team nachzufragen.