Muss ich erstattete Reisekosten in der Steuererklärung angeben? Diese Angabe kann bares Geld kosten

Wer beruflich unterwegs ist, verursacht Kosten. Diese können teilweise vom Arbeitgeber übernommen werden. Doch wie wirkt sich das steuerlich aus? Muss ich erstattete Reisekosten in der Steuererklärung angeben? Diese Frage stellt sich vor allem am Ende eines Steuerjahres, wenn es darum geht, Aufwendungen korrekt zu erfassen.

In diesem Artikel erfährst du, wann eine Angabe notwendig ist, welche Beträge steuerfrei sind und was das Finanzamt im Detail erwartet. Der Beitrag hilft dabei, mögliche Fehler zu vermeiden und alle steuerlichen Vorteile voll auszuschöpfen.

Was sind erstattete Reisekosten und wann entstehen sie?

Erstattete Reisekosten sind Ausgaben, die dir durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstehen und vom Arbeitgeber ganz oder teilweise zurückgezahlt werden. Das betrifft beispielsweise eine Dienstreise zu einem Kunden, eine Schulung außerhalb der Stadt oder eine mehrtägige Geschäftsreise.

Dabei geht es nicht nur um die Fahrtkosten, sondern auch um Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Reisenebenkosten. Der Arbeitgeber kann diese Kosten auf Basis gesetzlicher Pauschalen oder der tatsächlichen Aufwendungen steuerfrei erstatten. Entscheidend ist, dass die Tätigkeit beruflich veranlasst war und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte stattgefunden hat.

Muss ich erstattete Reisekosten in der Steuererklärung angeben oder nicht?

Ob du erstattete Reisekosten in der Steuererklärung angeben musst, hängt davon ab, ob sie steuerfrei erstattet wurden oder nicht. Beträge, die vom Arbeitgeber innerhalb der gesetzlich zulässigen Pauschalen oder in tatsächlicher Höhe steuerfrei gezahlt wurden, müssen nicht mehr angegeben werden.

Wurden die Reisekosten jedoch nur teilweise erstattet oder die Erstattung übersteigt die steuerlich zulässige Grenze, kann eine Angabe in der Steuererklärung sinnvoll oder sogar notwendig sein. Nur dann lassen sich Werbungskosten korrekt und vollständig erfassen.

Welche Arten von Reisekosten sind betroffen?

Zu den typischen Reisekosten zählen verschiedene Aufwendungen, die bei einer Dienstreise anfallen. Dazu gehören:

• Fahrtkosten: Diese entstehen bei der Nutzung des eigenen Fahrzeugs oder öffentlicher Verkehrsmittel. Bei privaten Fahrzeugen wird in der Regel die Kilometerpauschale von 30 Cent pro gefahrenem Kilometer angesetzt. Alternativ kannst du die tatsächlichen Kosten geltend machen.
• Übernachtungskosten: Diese sind absetzbar, wenn du im Rahmen deiner Dienstreise auswärts übernachtest. Du kannst entweder die tatsächlichen Kosten oder bei bestimmten Fällen eine Pauschale angeben. Wichtig ist, dass keine privaten Leistungen wie Minibar oder andere private Extras enthalten sind.
• Verpflegungspauschalen: Wenn du mindestens 8 Stunden unterwegs bist, kannst du 14 Euro pro Tag ansetzen. Bei ganztägiger Abwesenheit sind es 28 Euro. Für den An- und Abreisetag bei einer mehrtägigen Reise ebenfalls 14 Euro.
• Reisenebenkosten: Dazu zählen Parkgebühren, Maut, beruflich veranlasste Telefonate oder Gepäckaufbewahrung. Auch hier ist der berufliche Zusammenhang entscheidend.

Was bedeutet steuerfrei in diesem Zusammenhang?

Wenn der Arbeitgeber Reisekosten steuerfrei erstattet, heißt das, er zahlt dir die entstandenen Kosten ohne Abzug von Lohnsteuer oder Sozialabgaben zurück. Die steuerfreie Erstattung ist jedoch nur bis zu den gesetzlich festgelegten Höchstbeträgen möglich.

Wird dieser Rahmen überschritten, wird der überschreitende Teil steuerpflichtig behandelt. In diesem Fall kann es notwendig werden, diesen Betrag in der Steuererklärung anzugeben oder den darüber hinausgehenden Anteil als Werbungskosten selbst geltend zu machen.

Wie funktioniert die Verrechnung in der Steuererklärung?

Wenn du die Reisekosten vollständig vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet bekommst, ist keine Angabe in der Steuererklärung notwendig. Du darfst die gleichen Beträge nicht noch einmal als Werbungskosten angeben. Die Antwort auf die Frage „Muss ich erstattete Reisekosten in der Steuererklärung angeben?“ lautet in diesem Fall also nein.

Falls jedoch nur ein Teil erstattet wurde, kannst du die Differenz zu den tatsächlichen Kosten steuerlich geltend machen. Dabei gibst du nur den Anteil an, den du selbst getragen hast. Das betrifft sowohl Fahrtkosten als auch Übernachtungskosten, Pauschalen für Verpflegung und weitere Nebenkosten.

Wann wird eine Reisekosten Angabe in der Steuererklärung notwendig?

Eine Angabe wird notwendig, wenn:

• Du Reisekosten selbst getragen hast und sie nicht oder nicht vollständig erstattet wurden
• Die Erstattung den steuerfreien Rahmen überschreitet
• Die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit längerfristig war und dadurch zusätzliche Kosten entstanden sind

In diesen Fällen kannst du den selbst getragenen Anteil als Werbungskosten in der Anlage N deiner Steuererklärung eintragen. Dafür solltest du alle Nachweise sorgfältig aufbewahren und klar dokumentieren, welche Beträge du erhalten hast und welche du selbst gezahlt hast.

Worauf achtet das Finanzamt bei der Prüfung?

Das Finanzamt prüft besonders genau, ob eine doppelte steuerliche Berücksichtigung vorliegt. Erstattete Beträge dürfen nicht noch einmal als Werbungskosten geltend gemacht werden. Auch der berufliche Anlass der Reise muss nachgewiesen werden können.

Wichtig sind dabei folgende Punkte:

• Klare Trennung zwischen privat und beruflich veranlassten Kosten
• Nachweise wie Quittungen, Rechnungen oder Abrechnungen
• Plausible Angaben zu Dauer und Ziel der Reise
• Nachvollziehbare Berechnung der Pauschalen

Wer seine Angaben sorgfältig vorbereitet, spart nicht nur Steuern, sondern auch Zeit bei möglichen Rückfragen durch das Finanzamt.

Was ist bei Teilerstattungen durch den Arbeitgeber zu beachten?

Wenn der Arbeitgeber nur einen Teil deiner Reisekosten übernimmt, musst du den nicht erstatteten Betrag in der Steuererklärung angeben. Hierbei handelt es sich dann um Werbungskosten, die deine Steuerlast senken können.

Beispiel: Du hast für eine Dienstreise Fahrtkosten in Höhe von 180 Euro, der Arbeitgeber erstattet dir jedoch nur 90 Euro. Die übrigen 90 Euro kannst du als Werbungskosten eintragen. Voraussetzung ist, dass die Kosten tatsächlich beruflich veranlasst waren und du sie selbst getragen hast.

Wie werden die Daten korrekt in der Steuererklärung eingetragen?

In der Anlage N deiner Steuererklärung findest du den Bereich für Werbungskosten. Dort kannst du unter anderem folgende Posten eintragen:

• Fahrtkosten zur Dienstreise
• Kosten für Übernachtungen
• Verpflegungspauschalen
• Reisenebenkosten

Erstattete Beträge dürfen nur dann in die Steuererklärung einfließen, wenn sie nicht steuerfrei waren oder nur teilweise erstattet wurden. Ein gängiger Fehler besteht darin, die komplette Summe anzugeben, obwohl der Arbeitgeber bereits einen Teil übernommen hat.

Was gilt für Selbstständige und Freiberufler?

Auch für Selbstständige gilt, dass beruflich veranlasste Reisekosten als Betriebsausgaben angesetzt werden können. In der Einnahmenüberschussrechnung werden die Kosten für Fahrt, Übernachtung, Verpflegung und Reisenebenkosten berücksichtigt.

Anders als bei Arbeitnehmern gibt es keine Arbeitgebererstattung. Die gesamten Reisekosten müssen daher selbst getragen und entsprechend dokumentiert werden. Die Nachweise sind besonders wichtig, da das Finanzamt bei Selbstständigen häufig eine detaillierte Prüfung vornimmt.

Welche Unterlagen solltest du aufbewahren?

Damit das Finanzamt deine Angaben anerkennt, solltest du folgende Unterlagen aufheben:

• Fahrtenbuch oder Aufstellung der gefahrenen Kilometer
• Quittungen und Rechnungen für Übernachtungskosten
• Belege für Reisenebenkosten wie Maut oder Parken
• Reisepläne oder schriftliche Nachweise über den beruflichen Anlass
• Abrechnungen des Arbeitgebers über erstattete Beträge

Nur mit vollständigen und plausiblen Unterlagen kannst du sicherstellen, dass deine Werbungskosten akzeptiert werden und du alle steuerlichen Vorteile nutzen kannst.

Fazit: Muss ich erstattete Reisekosten in der Steuererklärung angeben?

Die Frage „Muss ich erstattete Reisekosten in der Steuererklärung angeben?“ lässt sich nur mit Blick auf die Art und Höhe der Erstattung beantworten. Wurden die Kosten steuerfrei durch den Arbeitgeber übernommen, ist keine Angabe nötig. Bei Teilerstattungen oder nicht steuerfreien Beträgen musst du die Differenz selbst angeben.

Entscheidend ist eine saubere Trennung zwischen Erstattung und eigenem Aufwand sowie eine lückenlose Dokumentation. Wer das beachtet, kann seine beruflich veranlassten Reisekosten korrekt und vollständig in der Steuererklärung absetzen.

FAQs: Muss ich erstattete Reisekosten in der Steuererklärung angeben? Wir antworten auf Ihre Fragen

Muss ich erstattete Reisekosten in der Steuererklärung angeben, wenn sie steuerfrei waren?

Vor die Antwort: Nein, steuerfrei erstattete Reisekosten müssen nicht in der Steuererklärung angegeben werden. Wenn der Arbeitgeber die Kosten innerhalb der gesetzlichen Pauschalen oder in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen steuerfrei erstattet hat, gelten diese Beträge nicht als steuerpflichtige Einnahmen.

Sie dürfen dann auch nicht zusätzlich als Werbungskosten angesetzt werden, da es sonst zu einer doppelten steuerlichen Berücksichtigung kommen würde.

Muss ich erstattete Reisekosten in der Steuererklärung angeben, wenn der Arbeitgeber nur einen Teil erstattet hat?

Vor die Antwort: In diesem Fall kommt es auf die nicht erstatteten Beträge an.

• Erstattete Reisekosten, die steuerfrei vom Arbeitgeber übernommen wurden, werden nicht angegeben
• Nicht erstattete Fahrtkosten, Übernachtungskosten oder Verpflegungsmehraufwendungen können als Werbungskosten geltend gemacht werden
• In der Steuererklärung wird nur die Differenz zwischen angefallenen Kosten und Erstattung berücksichtigt
• Eine doppelte Angabe von erstatteten Beträgen ist nicht zulässig

Muss ich erstattete Reisekosten in der Steuererklärung angeben, obwohl sie bereits auf der Gehaltsabrechnung stehen?

Vor die Antwort: Nein, auch dann besteht keine Pflicht zur Angabe, sofern die Reisekosten steuerfrei erstattet wurden. Die Darstellung auf der Gehaltsabrechnung dient lediglich der Transparenz, ändert aber nichts an der steuerlichen Behandlung. Steuerfrei erstattete Beträge gelten nicht als steuerpflichtiger Arbeitslohn und müssen daher nicht in der Steuererklärung erfasst werden.

Muss ich erstattete Reisekosten in der Steuererklärung angeben oder nur die nicht erstatteten Kosten?

Vor die Antwort: In der Steuererklärung werden ausschließlich die nicht erstatteten Reisekosten berücksichtigt. Erstattete Beträge bleiben unberücksichtigt, sofern sie steuerfrei waren. Maßgeblich ist immer, welche Aufwendungen du tatsächlich selbst getragen hast. Nur diese können als Werbungskosten angesetzt werden und wirken sich steuermindernd aus.