Inhalte einer Stellenbeschreibung: Was wirklich drinstehen muss – und warum es entscheidend ist

Die Stellenbeschreibung ist ein zentrales Instrument im Bereich Human Resources und bildet die Grundlage für viele personalbezogene Prozesse. Sie hilft, die Verantwortlichkeiten und Aufgaben innerhalb eines Unternehmens klar zu definieren – sowohl für bestehende Mitarbeiter als auch für Bewerber und Führungskräfte.

Ob als Grundlage für den Arbeitsvertrag, die Stellenausschreibung oder die Einarbeitung neuer Mitarbeiter – eine professionelle Inhalte einer Stellenbeschreibung schafft Orientierung und Struktur.

Was ist eine Stellenbeschreibung? – Definition und Ziel

Die Stellenbeschreibung – Definition lautet:

Eine Stellenbeschreibung ist ein strukturiertes Dokument, das die Aufgaben, Zuständigkeiten, Kompetenzen und Ziele einer bestimmten Position im Unternehmen beschreibt.

Zweck der Stellenbeschreibung:

• Transparenz für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

• Grundlage für Personalplanung und Recruiting

• Basis für Mitarbeitergespräche, Gehaltsverhandlungen und Entwicklungsgespräche

• Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter

• Referenz bei späteren rechtlichen Auseinandersetzungen

Die Stellenbeschreibung sollte accurately reflect the duties and responsibilities of the position und die Erwartungen an die Rolle klar formulieren.

Welche Inhalte gehören in eine Stellenbeschreibung?

Die Inhalte der Stellenbeschreibung sollten sorgfältig zusammengestellt werden. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:

Folgende Punkte sind besonders wichtig:

• Die Aufgabenbereiche, die die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter übernimmt

• Die Kompetenzbereiche, also welche Entscheidungen getroffen werden dürfen

• Die Verantwortlichkeiten und Pflichten, die mit der Position verbunden sind

Unterschied: Stellenbeschreibung vs. Stellenausschreibung

Stellenbeschreibung und Stellenausschreibung dürfen nicht verwechselt werden.

Die Stellenausschreibung – Achtung: Sie basiert auf der Stellenbeschreibung, ist aber weniger detailliert und stärker auf Marketing und Außenwirkung ausgerichtet.

Vorteile und Nachteile von Stellenbeschreibungen

Die vor- und nachteile von stellenbeschreibungen hängen stark von ihrer praktischen Umsetzung ab.

Vorteile:

• Klare Rollendefinition und Orientierung für Mitarbeitende

• Grundlage für faire Leistungsbewertungen

• Unterstützung bei der Personalplanung

• Reduziert Missverständnisse und Konflikte

Nachteile:

• Erst einmal aufwendig in der Erstellung

• Erfordert regelmäßige Pflege und Aktualisierung

• Kann Flexibilität in der dynamischen Arbeitswelt einschränken

Die nachteile der stellenbeschreibung entstehen meist dann, wenn sie veraltet ist oder zu eng interpretiert wird.

Stellenbeschreibung im Arbeitsvertrag

Die Stellenbeschreibung im Arbeitsvertrag kann dort direkt integriert oder als Anlage beigefügt werden. Sie definiert die Verantwortlichkeiten und Ziele einer Position verbindlich.

Typische Einsatzszenarien:

• Klare Abgrenzung von Tätigkeitsbereichen

• Argumentationshilfe bei Versetzungen oder Tätigkeitsänderungen

• Vermeidung von Streitigkeiten über Arbeitsinhalte

Wichtig: Die Stellenbeschreibung sollte mit dem Arbeitsvertrag abgestimmt sein und nicht widersprüchliche Angaben enthalten.

Mustervorlage für eine Stellenbeschreibung

Eine gute Mustervorlage für eine Stellenbeschreibung erleichtert die Erstellung erheblich. Hier ein Beispiel:

Mustervorlage – Sachbearbeiter/in Marketing

• Stellenbezeichnung: Sachbearbeiter/in Marketing

• Abteilung: Marketing & Kommunikation

• Vorgesetzte Stelle: Marketingleitung

• Ziel der Stelle: Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Kampagnen

• Hauptaufgaben:

  • Betreuung von Social-Media-Kanälen

  • Pflege der Unternehmenswebsite

  • Erstellung von Flyern und Präsentationen

• Kompetenzen:

  • Kreatives Arbeiten

  • Kenntnisse in Grafikprogrammen

  • Teamfähigkeit

• Anforderungen:

  • Ausbildung im Bereich Marketing oder Kommunikation

  • Erste Berufserfahrung

  • Gute Deutsch- und Englischkenntnisse

• Schnittstellen: Vertrieb, Produktentwicklung, Agenturen

Tipp: Ergänze je nach Bedarf Leistungskennzahlen oder rechtliche Vorgaben (z. B. personenbezogene Daten).

Tipps zur Erstellung – Hints for writing job descriptions

Beim Erstellen einer Stellenbeschreibung sind Sorgfalt und Klarheit entscheidend. Die Beschreibung sollte präzise sein und den Alltag realistisch abbilden.

Hints for writing job descriptions:

• Die description should accurately reflect the duties and responsibilities of the position

• Kurze und präzise Formulierungen verwenden

• Auf Wiederholungen und überflüssige Adjektive verzichten

• Keine Aufgaben aufführen, die realistisch nicht geleistet werden können

• Änderungen im Unternehmen regelmäßig einpflegen

• Rollen bei der Zusammenlegung von Unternehmensbereichen anpassen

Bei ähnlichen Rollen lohnt sich der Einsatz von Textbausteinen, um Zeit und Kosten zu sparen.

Wann muss die Stellenbeschreibung aktualisiert werden?

Stellenbeschreibungen sollten regelmäßig auf Aktualität geprüft und angepasst werden. Besonders relevant ist das:

• Beim Wechsel des Stelleninhabers

• Nach strukturellen Änderungen in der Abteilung

• Bei Einführung neuer Technologien oder Prozesse

• Nach organisatorischen Veränderungen durch Wachstum oder Umstrukturierung

Deshalb werden Stellenbeschreibungen in vielen Unternehmen halbjährlich oder jährlich überarbeitet.

Stellenbeschreibung im HR-Alltag

Für die HR-Abteilung ist die Stellenbeschreibung ein wichtiges Instrument, das viele Prozesse vereinfacht:

• Personalplanung: Wer wird wann und wo benötigt?

• Onboarding: Welche Aufgaben muss der neue Mitarbeitende übernehmen?

• Bewerbungsprozesse: Grundlage für eine strukturierte Auswahl

• Leistungsmanagement: Objektive Grundlage für Zielvereinbarungen

Die Stellenbeschreibung hilft dabei, diverse Workflows zu strukturieren, Klarheit zu schaffen und Entscheidungen zu fundieren.

Eigene Stellenbeschreibung erstellen – So funktioniert’s

Auch Arbeitnehmer können von einer eigenen Stellenbeschreibung profitieren – etwa bei internen Bewerbungen, Entwicklungsgesprächen oder Gehaltsverhandlungen.

So gehst du vor:

1. Dokumentiere regelmäßig ausgeführte Aufgaben

2. Ordne diese nach Wichtigkeit und Häufigkeit

3. Ergänze Verantwortung und Entscheidungsbefugnisse

4. Notiere Veränderungen im Aufgabenbereich über die Zeit

5. Vergleiche mit der ursprünglichen Beschreibung (falls vorhanden)

Diese Vorgehensweise fördert ein besseres Rollenverständnis und zeigt Initiative gegenüber dem Arbeitgeber.

Fazit: Inhalte einer Stellenbeschreibung klar und strukturiert definieren

• Eine Stellenbeschreibung beschreibt schriftlich und strukturiert die Aufgaben, Ziele und Kompetenzen einer Position.

• Sie unterscheidet sich klar von der Stellenausschreibung, die sich an Bewerber richtet.

• Die Inhalte der Stellenbeschreibung umfassen Aufgaben, Abteilung, Anforderungen und Befugnisse.

• Sie kann Bestandteil des Arbeitsvertrags sein und rechtlich relevant werden.

• Eine gute Mustervorlage erleichtert die Erstellung.

• Vorteile sind klare Zuständigkeiten, bessere Personalplanung und objektive Beurteilungen.

• Nachteile entstehen durch veraltete oder zu starre Formulierungen.

• Die HR-Abteilung profitiert von standardisierten, aktuellen Stellenbeschreibungen.

• Auch Mitarbeitende sollten regelmäßig ihre eigene Stellenbeschreibung reflektieren.

FAQ: Die wichtigsten Fragen zu den Inhalten einer Stellenbeschreibung

Was gehört in eine Stellenausschreibung?

Eine professionelle Stellenausschreibung sollte Bewerber gezielt ansprechen, übersichtlich aufgebaut sein und alle wesentlichen Informationen zur offenen Position enthalten.

Diese Inhalte sollten in keiner Stellenausschreibung fehlen:

• Jobtitel – klar und verständlich formuliert

• Kurzbeschreibung der Position – Aufgaben & Zielsetzung

• Anforderungen an Bewerber – Qualifikationen, Erfahrungen, Soft Skills

• Informationen zum Unternehmen – Standort, Branche, Unternehmenskultur

• Arbeitszeitmodell – Vollzeit, Teilzeit, Remote etc.

• Leistungen & Benefits – Gehalt, Urlaubstage, Zusatzleistungen

• Bewerbungsprozess – Fristen, Ansprechpartner, Unterlagen

Tipp: Die Stellenbeschreibung dient häufig als Grundlage – aber die Ausschreibung muss kompakter und werblich formuliert sein.

Wie baue ich eine Stellenbeschreibung auf?

Eine gut strukturierte Stellenbeschreibung folgt einem klaren Aufbau, der die Position verständlich und nachvollziehbar abbildet. Die folgende Tabelle zeigt den idealen Aufbau:

Hinweis: Der Aufbau sollte so gestaltet sein, dass die Stellenbeschreibung die Aufgaben und Verantwortung der Position klar abbildet.

Welche Informationen sollte eine interne Stellenbeschreibung beinhalten?

Eine interne Stellenbeschreibung dient als Orientierung für Mitarbeiter, Führungskräfte und die HR-Abteilung. Sie geht häufig detaillierter auf interne Prozesse und Zuständigkeiten ein als externe Beschreibungen.

Wichtige Bestandteile einer internen Stellenbeschreibung:

• Interne Jobbezeichnung (inkl. ggf. Jobcode oder Projektnummer)

• Ziel der Position im Unternehmen

• Aufgabenbereiche und Zuständigkeiten mit konkreten Prozessen

• Kompetenz- und Entscheidungsbereiche

• Einbindung in Unternehmensstruktur (Abteilung, Team, Berichtslinien)

• Schnittstellen und Kooperationspartner intern/extern

• Anforderungen an Qualifikation & Erfahrung

• Entwicklungsperspektiven / Karrierestufen

• Vermerk über letzte Aktualisierung

Zusatz: In der internen Variante sind oft auch Regelungen zu Stellvertretung, Urlaubsvertretung oder Projektverantwortung enthalten – also operative Details, die in einer externen Stellenausschreibung nichts zu suchen haben.